Assistant administratif, financier et logistique

Objectif du Poste et Contexte Organisationnel

La République Centrafricaine (RCA) est confrontée à des défis significatifs en matière de sécurité publique et de gestion des affaires intérieures. La criminalité, qu'elle soit liée à la criminalité ordinaire ou aux activités criminelles transnationales, reste une préoccupation majeure pour le gouvernement et la population de la RCA. L'accès à des informations précises, à jour et harmonisées sur la criminalité est essentiel pour élaborer des politiques de sécurité efficaces, prendre des décisions éclairées et renforcer l'application de la loi.

Dans ce contexte, le ministère de l’Intérieur et de la Sécurité Publique de la RCA reconnaît la nécessité de moderniser ses capacités de collecte, d'analyse et de gestion de données liées à la criminalité. Une approche essentielle pour relever ce défi consiste à créer une plateforme numérique qui permettra au ministère et à ses agences affiliées d'accéder à des informations actualisées sur la criminalité et d'analyser ces données de manière efficace.
La création de cette plateforme numérique vise à répondre à plusieurs objectifs essentiels :

• Amélioration de la Sécurité Publique : En disposant d'informations en temps réel sur les tendances de la criminalité, les forces de sécurité peuvent mieux se préparer, anticiper et répondre aux menaces à la sécurité publique.
• Gestion des Ressources : La plateforme numérique permettra une utilisation plus efficace des ressources, en ciblant les efforts de sécurité là où ils sont le plus nécessaires.
• Collaboration : La plateforme facilitera la collaboration entre les agences gouvernementales, les organisations internationales et la société civile pour lutter contre la criminalité.

Pour atteindre ces objectifs ambitieux, le projet de création de la plateforme numérique nécessite le recrutement d'un assistant administratif financier et logistique doté de compétences en gestion administrative, suivi financier et soutien logistique pour appuyer le coordonnateur de programme dans le développement de cette initiative.

Taches et Responsabilités

• Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
• Appui au développement et au partage des connaissances
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

1 . Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
• Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
• Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme / projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
• Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
• Aider à rédiger des contributions pour les rapports du projet.

2.  Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
• Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
• Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
• Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
• Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Réception correcte des biens et services ;
• Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
• Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
• Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
• Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
• Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
• Extraction de données provenant de différentes sources ;
• Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3.  Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ; 
• Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
• Appui à la maintenance des locaux et services communs.

4. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
  Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;

Compétences

Core

L'innovation
Capacité à mettre en œuvre des idées nouvelles et utiles: Niveau 2 : Analyser des documents techniques complexes (y compris des données) et formuler des recommandations concises et pertinentes.

Leadership
Capacité à persuader les autres de suivre: Niveau 2 : Identifie de manière proactive les nouvelles opportunités et les nouveaux défis.

Gestion du personnel:
Capacité à améliorer les performances et la satisfaction: Niveau 1 : Comprend les rôles, les responsabilités et les objectifs de l'individu et de l'équipe

Communication
Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation: Niveau 2 : Comprendre, expliquer et partager des informations sur les tâches assignées avec précision et clarté

Exécution
Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve de discernement: Niveau 3 : prend la responsabilité de faire face aux situations critiques et d'apporter des valeurs fondamentales.

Technique/fonctionnel

Professionnalisme
Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Exécuter et apprendre : Exécuter des tâches définies

Travail d'équipe
Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de l'équipe, dans son domaine de travail.

Planification et organisation 
Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Effectue des tâches définies de manière efficace et approfondit ses connaissances dans le domaine de travail.

Qualifications

Education: Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence, un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT, en administration des affaires ou en commerce ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe.

Experience:

• Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique.
• Les candidats titulaires d’un Brevet de technicien supérieur (BTS), (Diplôme universitaire de technologie) DUT,  devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinentes dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
• Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basé sur le Web serait un atout.
• Une expérience en Procurement ou en administration et logistique serait un atout.
• Une experience dans le SNU ou ONG serait un atout 
• Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.).

Langues: Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise. 
Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.

Mentions légales
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d'œuvre
Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
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